Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e‑Faktur) to centralna, państwowa platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej, elektronicznej formie (plik XML).
Zamiast przesyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta (e-mailem czy pocztą), przedsiębiorca wysyła ją do KSeF. System nadaje dokumentowi unikatowy numer identyfikacyjny i udostępnia go odbiorcy. Od tej chwili faktura jest traktowana jako doręczona.
Jak KSeF wpływa na codzienną pracę firm?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób otrzymywania i przetwarzania faktur. Od momentu wystawienia faktury w KSeF, uznaje się ją za doręczoną odbiorcy – niezależnie od tego, czy została przez niego odebrana lub przeczytana. Oznacza to, że firmy przetwarzające dużą liczbę dokumentów muszą regularnie, często codziennie, logować się do systemu i pobierać każdą fakturę oddzielnie.
Przy większej skali działalności realizowanie tego procesu manualnie (np. poprzez pobieranie faktur i przekazywanie ich e-mailem do osób odpowiedzialnych za dekretację, akceptację i płatności) może prowadzić do:
- braku kontroli nad obiegiem dokumentów
- wydłużenia czasu akceptacji
- ryzyka powstawania opóźnień w płatnościach
- wzrostu obciążeń administracyjnych
Jakie jest rozwiązanie?
KSeF i Symesto - pełna automatyzacja obiegu faktur
- KSeF stanowi swoistą „autostradę” dla faktur – odpowiada za ich przyjęcie, nadanie numeru oraz udostępnienie odbiorcy. Nie zarządza jednak tym, co dzieje się dalej wewnątrz firmy: obiegiem dokumentów, opisem merytorycznym, akceptacjami czy kontrolą budżetów.
- Tu właśnie wkracza Symesto – system elektronicznego obiegu dokumentów, który integruje KSeF z realnymi procesami biznesowymi w organizacji. System automatycznie pobiera faktury z KSeF, rejestruje je i kieruje do odpowiednich osób. Dokument natychmiast trafia do obiegu akceptacji, opisu merytorycznego, a następnie – wraz z danymi – może zostać przekazany do systemu księgowego.
- KSeF gwarantuje bezpieczną i ustandaryzowaną wymianę e-faktur, natomiast Symesto przejmuje pełną kontrolę nad ich obsługą wewnątrz organizacji. Dzięki temu firmy zyskują szybki, uporządkowany i w pełni nadzorowany proces pracy z dokumentami.
- Producent systemu SYMESTO, spółka BMS, jako partner KIR, umożliwia swoim klientom zakup certyfikatów uwierzytelniających na preferencyjnych warunkach. Certyfikat pieczęci elektronicznej KIR zawiera dane organizacji, tj. nazwa rejestrowa, identyfikator (np. NIP lub KRS) oraz adres. Pieczęć elektroniczna jednoznacznie identyfikuje firmę w KSeF, zapewnia integralność danych, uwierzytelnia nadawcę i spełnia wszystkie wymogi prawne.
Korzyści z połączenia Symesto + KSeF
Automatyczne pobieranie i rejestracja faktur z KSeF
Symesto cyklicznie pobiera e-faktury z KSeF i automatycznie tworzy z nich dokumenty w systemie.
Dane bez przepisywania i mniejsze ryzyko błędów
Dane z pliku XML KSeF są automatycznie przenoszone do odpowiednich pól w systemie.
Spójny i szybki obieg akceptacyjny w jednym narzędziu
Faktury trafiają do systemu, a następnie są kierowane do właściwych osób w ramach procesu.
Usprawniony obieg faktur i szybsze rozliczenie VAT
Sprawny obieg faktur i pełna kontrola nad rozliczeniami znacząco skracają czas rozliczenia VAT.
Pełne bezpieczeństwo
Role i uprawnienia w Symesto można powiązać z uprawnieniami do KSeF - dzięki temu łatwiej kontrolować, kto może odbierać czy zatwierdzać fakturę.
Zintegrowane i uporządkowane archiwum e-faktur
Dane z KSeF trafiają do Symesto, tworząc uporządkowane, łatwo dostępne archiwum dokumentów.
Integracja z systemem finansowo-księgowym
Po zakończeniu procesu akceptacji dane mogą zostać automatycznie przekazane do systemu finansowo-księgowego.
FAQ
Czy KSeF zastępuje system obiegu dokumentów?
Nie. KSeF odpowiada za przesyłanie i odbiór faktur, natomiast SYMESTO zarządza ich obiegiem, akceptacją i archiwizacją.
Czy możliwe jest obsługiwanie KSeF w wielu spółkach lub oddziałach w jednym systemie?
Tak, SYMESTO umożliwia obsługę wielu podmiotów, oddziałów lub jednostek organizacyjnych w ramach jednego środowiska, z zachowaniem odpowiednich uprawnień i odrębnych procesów.
Czy system umożliwia definiowanie własnych ścieżek akceptacji faktur?
Tak, workflow akceptacji można dostosować do struktury organizacyjnej i rodzaju dokumentu, uwzględniając m.in. działy, wartości faktur, projekty czy centra kosztowe.
Czy muszę kupować dodatkowe oprogramowanie, skoro Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF?
Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia bezpłatne wystawianie i odbieranie faktur, jednak jest to rozwiązanie o podstawowym zakresie funkcji – nie wspiera obiegu i akceptacji faktur, integracji z systemami księgowymi ani efektywnej pracy z większą liczbą dokumentów.
