Obieg faktur
Elektroniczny Obieg Faktur zintegrowany
z KSeF
Pełna automatyzacja obsługi faktur kosztowych - od pobrania z Krajowego Systemu e-Faktur po bezpieczną archiwizację
- Automatyczne pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio do systemu
- Usprawnienie rejestracji, akceptacji i księgowania dzięki zaprogramowanym ścieżkom obiegu
- Przyspieszenie przepływu dokumentów, wyeliminowanie ręcznej pracy i pełna kontrola nad płatnościami
Czy któryś z tych problemów brzmi znajomo?
Symesto zastępuje rozproszony przepływ informacji uporządkowaną ścieżką obiegu dokumentów w wewnętrznym, zamkniętym środowisku. Każda faktura znajduje się pod stałą kontrolą i ma przypisany status, co pozwala zachować przejrzystość i bezpieczeństwo przetwarzania dokumentów.
Czy któryś z tych problemów brzmi znajomo?
- Konieczność częstego logowania się pracowników do KSeF w celu pobrania faktur
- Brak kontroli nad obiegiem dokumentów - faktury krążą między działami i trudno ustalić ich status
- Wydłużony czas akceptacji dokumentów
- Brak kontroli nad terminami płatności i zobowiązaniami
- Niewydolność obecnego systemu
Tradycyjne procesy i ręczny obieg dokumentów nie nadążają za współczesnym tempem biznesu. KSeF standaryzuje format faktur (plik XML), jednak nie zarządza ich wewnętrznym opisywaniem, weryfikacją ani zatwierdzaniem kosztów w firmie.
Symesto wypełnia tę lukę. Tworzy kompletny system elektronicznego obiegu faktur, który automatycznie pobiera dokumenty bezpośrednio z KSeF i z innych możliwych źródeł (np. poczty elektronicznej), rejestruje je i płynnie przeprowadza przez wszystkie wewnętrzne etapy akceptacji aż po bezpieczne zaksięgowanie. System umożliwia pracę przez internet z dowolnego miejsca.
Co zyskujesz z SYMESTO?
Dane bez ręcznego przepisywania
Symesto cyklicznie pobiera e-faktury bezpośrednio z KSeF. Dane z ustrukturyzowanego pliku XML są natychmiast przenoszone do odpowiednich pól w systemie, eliminując błędy ludzkie.
Błyskawiczny i spójny obieg akceptacji
Dokumenty są automatycznie kierowane do właściwych osób zgodnie ze strukturą zatwierdzania kosztów w organizacji. Powiadomienia o zadaniach do wykonania.
Pełną kontrolę nad płatnościami
Stały i natychmiastowy wgląd w wymagane płatności, terminy oraz aktualny stan zobowiązań finansowych firmy.
Uporządkowane i bezpieczne cyfrowe archiwum
Zamiast papierowych segregatorów - bezpieczne, łatwo dostępne archiwum e‑faktur, powiązane z uprawnieniami użytkowników.
Proste księgowanie w jednym systemie
Po zakończeniu pełnej ścieżki akceptacji dane faktury mogą zostać automatycznie przekazane w formie gotowego pliku do systemu finansowo-księgowego.
Jak działa system?
1
Rejestracja faktury
System pobiera faktury z KSeF, poczty elektronicznej lub innych źródeł i automatycznie rozpoczyna proces obiegu.
2
Odczyt danych i kategoryzacja
System rozpoznaje dane z faktury, przypisuje dokument do odpowiedniego procesu i przekazuje go do opisu merytorycznego.
3
Dekretacja i akceptacja
Faktura trafia do właściwych osób zgodnie ze ścieżką akceptacji obowiązującą w organizacji.
4
Weryfikacja i księgowanie
Po zatwierdzeniu dokument może zostać automatycznie przekazany do systemu finansowo-księgowego.
5
Archiwizacja i wyszukiwanie
Wszystkie dokumenty są przechowywane w elektronicznym repozytorium z szybkim dostępem do historii i statusów.
Możliwości i funkcje
- Identyfikacja faktury
Po pobraniu z KSeF automatyczne przekierowanie faktury na właściwą ścieżkę opisu i akceptacji. Opcjonalnie - w przypadku faktur z innych źródeł - automatyczne pobieranie z GUS danych kontrahenta, wskazanie opiekuna biznesowego i stworzenie nowej ścieżki opisu i akceptacji.
- Opis merytoryczny
Weryfikacja faktury pod kątem zgodności z zamówieniem/umową, zadekretowanie (wskazanie centrum kosztów/projektu), automatyczne przekazanie dokumentu do właściwych osób odpowiedzialnych za akceptację kosztów.
- Akceptacja jedno lub dwuetapowa
Akceptacja kosztów wskazanych na fakturze przez osoby odpowiedzialne - jedno lub dwuetapowa, w zależności od zasad ustalonych w organizacji. Możliwość odrzucenia i zwrotu faktury do opisu merytorycznego. Przejrzyste oznaczenie kosztów dla konkretnego akceptującego.
- Weryfikacja formalno - rachunkowa
Weryfikacja poprawności faktury pod względem formalno-rachunkowym np. numer rachunku, konieczność zastosowania MPP/split payment. Po poprawnej weryfikacji faktury przekazanie jej do księgowania.
- Księgowanie
Zakończenie procesu - możliwa integracja z systemami księgowymi.
Korzyści biznesowe
Oszczędność czasu
Ograniczenie ręcznych działań i przyspieszenie procesów
Lepsza kontrola nad płatnościami
Stały dostęp do statusów dokumentów i zobowiązań finansowych
Niższe koszty obsługi
Mniej papieru i wydruków
Dostęp do dokumentów z każdego miejsca
FAQ
Czy KSeF zastępuje system obiegu dokumentów?
Nie. KSeF odpowiada za przesyłanie i odbiór faktur, natomiast Symesto zarządza ich obiegiem, akceptacją i archiwizacją.
Czy możliwe jest obsługiwanie KSeF w wielu spółkach lub oddziałach w jednym systemie?
Tak, Symesto umożliwia obsługę wielu podmiotów, oddziałów lub jednostek organizacyjnych w ramach jednego środowiska, z zachowaniem odpowiednich uprawnień i odrębnych procesów.
Czy muszę kupować dodatkowe oprogramowanie, skoro Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF?
Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia bezpłatne wystawianie i odbieranie faktur, jednak jest to rozwiązanie o podstawowym zakresie funkcji - nie wspiera obiegu i akceptacji faktur, integracji z systemami księgowymi ani efektywnej pracy z większą liczbą dokumentów.
Czy system wykrywa duplikaty faktur?
Tak, Symesto automatycznie identyfikuje potencjalne duplikaty dokumentów.
Czy system radzi sobie z fakturami spoza KSeF?
Tak. Dla dokumentów, które nie trafiają do KSeF (np. faktury zagraniczne, noty księgowe), Symesto posiada wbudowaną funkcję OCR. Wystarczy wgrać plik ręcznie lub wysłać go na dedykowany adres e-mail systemu - Symesto automatycznie odczyta z niego kluczowe dane (takie jak dane kontrahenta, kwoty czy numery dokumentów) i uzupełni formularz, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania.
Jakie raporty posiada system?
Symesto umożliwia wyszukanie faktur kosztowych po wybranych parametrach, a następnie wyeksportowanie wyników wyszukiwania do pliku CSV, XLS.
Gdzie system przechowuje wersję elektroniczną dokumentów?
Dokumenty są przechowywane na dedykowanym zasobie dyskowym, natomiast metadane opisujące dokument przechowywane są w bazie danych Symesto. Możliwa jest integracja z repozytorium dokumentów posiadanym przez klienta.
W wersji chmurowej Symesto dokumenty i dane przechowywane są w profesjonalnej infrastrukturze chmurowej firmy Comtegra, spełniającej wysokie standardy bezpieczeństwa, dostępności oraz ochrony danych.
W wersji chmurowej Symesto dokumenty i dane przechowywane są w profesjonalnej infrastrukturze chmurowej firmy Comtegra, spełniającej wysokie standardy bezpieczeństwa, dostępności oraz ochrony danych.
