Obieg Faktur | KSeF
Elektroniczny obieg faktur dla firm
Automatyzuj rejestrację, akceptację i księgowanie faktur kosztowych. Skróć czas obiegu dokumentów, ogranicz ręczną pracę i zyskaj pełną kontrolę nad płatnościami oraz procesem akceptacji.
- Elektroniczne ścieżki akceptacji
- Integracja z KSeF i systemami księgowymi
- Szybkie wdrożenie, także zdalne
- Automatyczny odczyt danych z faktur (OCR)
Wyzwania i problemy
Czy któryś z tych problemów brzmi znajomo?
- Faktury krążą między działami i trudno ustalić ich status
- Akceptacja dokumentów przeciąga się przez pracę zdalną lub brak dostępności osób decyzyjnych
- Brakuje kontroli nad terminami płatności i zobowiązaniami
- Obecny system jest niewygodny lub wymaga zbyt wielu manualnych działań
- Wzrasta liczba faktur z KSeF
SYMESTO automatyzuje cały proces obsługi faktur: od pobrania dokumentu z KSeF, po proces akceptacji, księgowanie i archiwizację.
Co zyskujesz z SYMESTO?
Krótszy czas akceptacji faktur
Mniej ręcznego przepisywania danych
Stały dostęp do dokumentów i statusów
Automatyczne przekazywanie faktur do właściwych osób
Lepszą kontrolę nad płatnościami i zobowiązaniami
Bezpieczne elektroniczne archiwum dokumentów
Integrację z systemami księgowymi i KSeF
Jak działa system?
1
Rejestracja faktury
System pobiera faktury z KSeF, poczty elektronicznej lub innych źródeł i automatycznie rozpoczyna proces obiegu.
2
Odczyt danych i kategoryzacja
System rozpoznaje dane z faktury, przypisuje dokument do odpowiedniego procesu i przekazuje go do opisu merytorycznego.
3
Dekretacja i akceptacja
Faktura trafia do właściwych osób zgodnie ze ścieżką akceptacji obowiązującą w organizacji.
4
Weryfikacja i księgowanie
Po zatwierdzeniu dokument może zostać automatycznie przekazany do systemu finansowo-księgowego.
5
Archiwizacja i wyszukiwanie
Wszystkie dokumenty są przechowywane w elektronicznym repozytorium z szybkim dostępem do historii i statusów.
Możliwości i funkcje
- Identyfikacja faktury
Automatyczne rozpoznawanie danych z faktur przy użyciu sztucznej inteligencji i automatyczne przekierowanie faktury na właściwą ścieżkę opisu i akceptacji. Opcjonalnie: pobieranie z GUS danych Kontrahenta, wskazanie opiekuna biznesowego i stworzenie nowej ścieżki opisu i akceptacji (w ten sposób system uczy się automatycznie procesować kolejne faktury).
- Opis merytoryczny
Dostęp do danych z faktury z możliwością ich poprawy i uzupełnienia. Przeprowadzenie weryfikacji i zgodności faktury z zamówieniem/umową, zadekretowanie faktury (wskazanie centrum kosztów/projektu), automatyczne przekazanie dokumentu do właściwych osób odpowiedzialnych za akceptację kosztów.
- Akceptacja jedno lub dwuetapowa
Akceptacja kosztów wskazanych na fakturze przez osoby odpowiedzialne – jedno lub dwuetapowa, w zależności od zasad ustalonych w Twojej organizacji. Możliwość odrzucenia i zwrotu faktury do opisu merytorycznego.
- Weryfikacja formalno - rachunkowa
Weryfikacja poprawności faktury pod względem formalno-rachunkowym np. numer rachunku, konieczność zastosowania MPP/split payment/. Po poprawnej weryfikacji faktury przekazanie jej do księgowania.
- Księgowanie
Generowanie pliku księgowego i zakończenie procesu (możliwa integracja z systemami księgowymi).
Korzyści biznesowe
Oszczędność czasu
Ograniczenie ręcznych działań i przyspieszenie procesów
Lepsza kontrola nad płatnościami
Stały dostęp do statusów dokumentów i zobowiązań finansowych
Niższe koszty obsługi
Mniej papieru i wydruków
Dostęp do dokumentów z każdego miejsca
FAQ
Czy system wykrywa duplikaty faktur?
Tak, SYMESTO automatycznie identyfikuje potencjalne duplikaty dokumentów.
Czy system radzi sobie z fakturami spoza KSeF?
Tak. Dla dokumentów, które nie trafiają do KSeF (np. faktury zagraniczne, noty księgowe), SYMESTO posiada wbudowaną funkcję OCR. Wystarczy wgrać plik ręcznie lub wysłać go na dedykowany adres e-mail systemu - SYMESTO automatycznie odczyta z niego kluczowe dane (takie jak dane kontrahenta, kwoty czy numery dokumentów) i uzupełni formularz, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania.
Jakie raporty posiada system?
Symesto umożliwia wyszukanie faktur kosztowych po wybranych parametrach, a następnie wyeksportowanie wyników wyszukiwania do pliku CSV, XLS.
Gdzie system przechowuje wersję elektroniczną dokumentów?
Dokumenty są przechowywane na podmontowanym zasobie dyskowym, natomiast metadane opisujące dokument przechowywane są w bazie danych Symesto. Możliwa jest integracja z repozytorium dokumentów posiadanym przez klienta.
