Obieg korespondencji
Usprawnij pracę z korespondencją w twojej firmie
- Automatyczna rejestracja i dekretacja dokumentów
- Kategoryzacja korespondencji
- Szybkie wyszukiwanie dokumentów i przesyłek
- Integracja z pocztą i firmami kurierskimi
Czy któryś z tych problemów brzmi znajomo?
- Rejestracja korespondencji zajmuje zbyt dużo czasu
- Dokumenty trafiają do niewłaściwych osób
- Trudno ustalić, gdzie znajduje się przesyłka
- Obsługa korespondencji wymaga wielu ręcznych działań
- Obecny system jest niewygodny i przestarzały
- Procesy są zbyt wolne wobec wymagań regulacyjnych
Symesto porządkuje i automatyzuje cały proces obsługi korespondencji - od rejestracji dokumentu po archiwizację i wysyłkę.
Co zyskujesz z Symesto?
Mniej pracy manualnej przy obsłudze dokumentów.
Sprawniejsze przekazywanie korespondencji do właściwych odbiorców.
Cyfrowy dostęp do dokumentów z jednego miejsca.
Automatyczne rozpoznawanie danych dzięki OCR.
Lepszą kontrolę nad terminami i statusem korespondencji.
Bardziej efektywny proces nadawania korespondencji, w tym korespondencji masowej.
Jak działa system?
1
Rejestracja i digitalizacja
System rejestruje korespondencję papierową i elektroniczną oraz nadaje dokumentom identyfikatory QR.
2
Automatyczna kategoryzacja
SYMESTO rozpoznaje dokumenty, kategoryzuje je i przekazuje do właściwych osób lub działów.
3
Archiwizacja
Skan dokumentu trafia do repozytorium, gdzie można go szybko wyszukać i udostępnić.
4
Obsługa wysyłki
System wspiera nadawanie przesyłek: Wystarczy przygotować przesyłki do wysłania, a Symesto utworzy z nich zbiorcze książki nadawcze.
Możliwości i funkcje
- SYMESTO wspiera obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej - od rejestracji dokumentów i przesyłek po ich dekretację, wysyłkę oraz archiwizację.
- System umożliwia automatyczną i manualną rejestrację korespondencji. Dokumenty mogą być oznaczane kodami QR, a następnie automatycznie przekazywane do właściwych osób lub działów.
- Integracja z Pocztą Polską i firmami kurierskimi usprawnia tworzenie książek nadawczych oraz śledzenie przesyłek.
- SYMESTO umożliwia rejestrację wiadomości e-mail i załączników oraz automatyczne wysyłanie powiadomień o nowych przesyłkach i dokumentach.
- Dzięki unikalnemu identyfikatorowi każdą przesyłkę można szybko odnaleźć, sprawdzić jej historię oraz zobaczyć cyfrowy obraz w systemie.
- System umożliwia wygodne zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami, konfiguracją oraz słownikami systemowymi.
- Moduł raportowy zapewnia dostęp do statystyk i analiz dotyczących obiegu dokumentów.
Korzyści biznesowe
Oszczędność czasu - automatyzacja powtarzalnych czynności.
Lepsza kontrola - stały dostęp do statusu przesyłek i historii obiegu.
Niższe koszty - mniej papieru i wydruków.
Szybszy dostęp do informacji - dokumenty dostępne elektronicznie z jednego miejsca.
FAQ
Ile czasu trwa uruchomienie systemu od momentu jego zakupu?
Uruchomienie systemu zazwyczaj trwa kilka dni i może być realizowane zdalnie.
Czy system umożliwia pracę zdalną?
Tak, dostęp do systemu możliwy jest z dowolnej lokalizacji zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji.
W jaki sposób system zarządza użytkownikami?
System ma wbudowany moduł odpowiedzialny za zarządzanie użytkownikami, grupami i rolami. Użytkownicy mogą być dodawani z poziomu tego modułu lub poprzez Active Directory (AD) klienta.
Czy system integruje się z innymi rozwiązaniami?
Tak, system integruje się m.in. z Pocztą Polską i firmami kurierskimi, a także z systemami e-Doręczeń i KSeF. W instalacji On-premises możliwe są inne dowolne instalacje.
