Case Study
Poznaj szczegóły transformacji cyfrowej, w której technologia IT stała się fundamentem dla uporządkowanej i efektywnej komunikacji wewnątrz organizacji.
Wdrożenie systemu SYMESTO w Seris Konsalnet
Zautomatyzowanie i uporządkowanie obiegu dużych wolumenów korespondencji
Optymalizacja czasu obsługi korespondencji papierowej przez pracowników kancelarii; wyeliminowanie ryzyka zagubień ważnych dokumentów.
Branża: Ochrona i bezpieczeństwo mienia
Opis firmy:
Lider usług bezpieczeństwa w Polsce. Seris Konsalnet jest częścią międzynarodowej Grupy Seris. Oferuje kompleksowe usługi, w tym ochronę fizyczną, monitoring obiektów, zabezpieczenia techniczne oraz sprzątanie. W 2024 roku firma chroniła ponad 64 000 obiektów prywatnych i biznesowych w Polsce; zatrudnia ponad 20 000 osób.
Wyzwanie
- Nadmierny nakład pracy manualnej
Ręczna rejestracja dużych wolumenów dokumentów była czasochłonna i angażowała pracowników w zadania o niskiej wartości dodanej.
- Ryzyka operacyjne w obsłudze korespondencji
Manualny obieg korespondencji powodował pomyłki, zagubienia oraz brak kontroli nad przepływem informacji, co zwiększało ryzyko opóźnień w obsłudze klientów.
- Luki funkcjonalne w obsłudze e-Doręczeń
Obowiązek wdrożenia skrzynki do e-Doręczeń ujawnił nieefektywność darmowego narzędzia, ograniczonego do jednego użytkownika i bez integracji z systemami wewnętrznymi.
Rozwiązanie - wdrożenie systemu SYMESTO
- Wdrożony system SYMESTO integruje wszystkie procesy związane z korespondencją – zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą – w jednym programie, co znacząco usprawnia pracę i umożliwia bieżące monitorowanie dokumentów. Wbudowany moduł obsługi e-Doręczeń znacząco poprawił efektywność obsługi korespondencji z tego kanału.
- Automatyzacja poprzez kategorie dokumentów – system przypisuje dokument do konkretnej kategorii i na podstawie zdefiniowanej ścieżki dla danej kategorii przesyła do odpowiedniej osoby lub grupy osób.
- Integracja z Pocztą Polską umożliwia masowe wysyłki do klientów i urzędów, zapewniając spójność danych i usprawnienie procesu obsługi korespondencji papierowej.
Efekty
Zwiększenie efektywności obiegu korespondencji o 92%
Skrócenie czasu rejestracji korespondencji o 47%
Poprawa wydajności obsługi obiegu korespondencji dzięki książce adresowej
Utrzymanie porządku dzięki funkcji kategoryzowania dokumentów i nadawania im statusów
Poprawa wydajności i poczucia satysfakcji pracowników
Cytat / Referencja klienta
Wcześniej rejestrowanie korespondencji w plikach Excel było czasochłonne i mało efektywne. Dzięki systemowi wszystkie dokumenty są w jednym miejscu, opisane i łatwe do odszukania. Praca przebiega teraz szybciej, sprawniej i bez zbędnych pomyłek.
Katarzyna Leśnikowska, Kierownik Kancelarii Pocztowej
Seris Konsalnet Holding
